Ravistele sisäistä viestintää videolla

Sisäinen viestintä on yrityksen, yhdistyksen tai organisaation koosta riippumatta lähes aina puutteellista. Joko tietoa annetaan liian vähän tai tapa viestiä ei muuten ole vaikuttava. Mitä jos kokeilisitkin videota sisäisen viestinnän tukena?

Sisäisen viestinnän haasteet

Sisäinen viestintä tarkoittaa organisaation sisällä tapahtuvaa tiedonvälittymistä ja vuorovaikutusta. Sisäinen viestintä linkittyy osaksi johtajuutta, sillä sen avulla pystytään motivoimaan, innostamaan ja sitouttamaan työntekijöitä.
Sisäinen viestintä voi olla kaikkea kaikkea intra- ja sähköpostitiedotteista tiedotustilaisuuksiin, palavereihin ja käytäväkeskusteluihin. Hurjimmat sisäiset viestintätoimenpiteet toteutetaan usein suurissa muutoshankkeissa aamukahvitilaisuuksissa tai roadshow-tyyppisissä infoissa.

Viestin kuuleminen tai lukeminen ei ole sama asia kuin sen sisäistäminen.

Hyvän viestinnän ytimessä on tietysti laadukas ja hyvinmuotoiltu ydinviesti, joka esitetään kiinnostavasti, monipuolisesti ja toistuvasti. Hyvän viestinnän viisaus piilee pitkäjänteisyydessä ja laadukkaan ja läpimietityn ydinviestin kaverina toimiikin toisto. Mitä merkittävämpi viesti on kyseessä, sitä toistuvampaa viestinnän tulisi olla. Pahimmillaan suuren muutoshankkeen johto kuittaa viestinnän toteutetuksi ja tarvittavan viestinnän tehdyksi, kun tieto tapahtuneesta muutoksesta laitetaan kertaalleen ulos intraan ja sähköpostitiedotteeseen. Pelkkä toiston määrä ei toki korvaa viestin laatua, mutta se on hyvä alku.

Kuinka onnistua sisäisessä viestinnässä?

Vaikuttava sisäinen viestintä vaatii suunnittelua ja selkeän toimintamallin, jonka voi jakaa esimerkiksi seuraavasti kuuteen vaiheeseen.

1. Ydinviestin määrittäminen
   Ensin tulee tietysti määrittää selkeästi se, mitä ollaan viestimässä ja mikä on se ydinviesti, jota haluamme välittää. Joskus yhden asian voi tulkita monella tapaa ja ydinviestin kirjoittaminen auki saattaa avata uusia näkökulmia ja keskustelua siitä, mitä tässä itse asiassa ollaan tekemässä.

2. Tavoitteiden määrittäminen
   Mitä pyrimme viestinnällä saavuttamaan? Vaikkapa muutosjohtamisessa tavoitteeksi ei voi riittää, että ihmiset ovat tietoisia muutoksesta, vaan jokainen on saatava henkilökohtaisella tasolla sitoutumaan siihen. Tämä vaikuttavuus tapahtuu ensin tunnetasolla, jonka jälkeen muutos voi siirtyä toiminnan tasolle. Millaista tunnetason merkitystä halutaan synnyttää? Entä voidaanko koko asia esitellä yhtenä kokonaisuutena vai tuodaanko se osaksi arkea palanen kerrallaan? Tavoitteiden ei tarvitse olla tieteellisiä ja ihmeellisiä, mutta on tärkeää, että ne on mietitty läpi ja niistä ollaan yhtä mieltä.

3. Toimenpiteiden ja kanavien määrittäminen
   Mitä käytännössä tehdään tavoitteisiin pääsemiseksi? Missä kanavissa, koska ja kuinka pitkään viestitään? Sisäisen viestinnän strategiassa kannattaa määritellä kohderyhmät samalla tavalla kuin ulkoisessakin viestinnässä. Onko viesti järkevää tuoda kaikille samanaikaisesti vai esimerkiksi ensin esimiehille, jotka voivat pohjustaa teemaa kohdennetummin omille tiimeilleen? Miten varmistetaan, että viesti tavoittaa ja tulee sen jälkeen ymmärretyksi halutulla tavalla? Mikä kanava ja keino sopii juuri tälle asialle?

4. Ydinviestin välittäminen
   Liittyi ydinviesti sitten omistajanvaihdokseen, palvelumallin muutokseen tai toimintaohjeistukseen, ei pelkkä rationaalinen tiedottaminen asiasta riitä. Mitä tunteita viestinnällä halutaan herätellä ja esimerkiksi millä viestinnän keinoilla henkilöstö pystytään innostamaan ja motivoimaan kohti uudenlaisia toimintatapoja? Riittääkö perinteinen kirjallinen tai suullinen viestintä vai pitäisikö kokeilla muita tehokeinoja, kuten videota? Tarinallistaminen on oiva tapa luoda merkityksellisyyttä ja lisätä viestin kiinnostavuutta.

5. Resursointi
   Ketkä organisaatiosta osallistuvat viestinnän toimenpiteisiin ja kuinka paljon työaikaa tähän varataan? Ovatko tavoitteet realistisesti saavutettavissa näillä resursseilla vai tarvitaanko ulkopuolista tukea? Kuinka pitkään prosessi tulee kokonaisuudessaan kestämään? Tässä kohtaa on hyvä olla realistinen ja muistaa, että viestintä ei onnistu vasemmalla kädellä ja aikaa tulee jättää myös mahdolliselle korjaavalle viestinnälle ja niille asioille, jotka eivät ole suunnitelmissa: miten reagoidaan jos viesti otetaankin ei-toivotulla tavalla vastaan?

6. Vaikuttavuuden mittaaminen
   Miten viestinnän vaikuttavuutta mitataan? Miten määritellään konkreettisesti viestinnän onnistuminen? Tähän ei varmasti ole yhtä oikeaa vastausta, mutta jo hankkeen suunnitteluvaiheessa kannattaa määrittää joitakin osatavoitteita, kuten onko viestintä ylipäätään saavuttanut kohderyhmäänsä. Vaikuttavuutta voidaan mitata keskusteluiden kautta tai esimerkiksi online-kyselyillä, joihin vastaaminen käy anonyymisti.
   

Videon hyödyntäminen sisäisessä viestinnässä

Mikäpä sitten voisi olla tehokas ja yksinkertainen viestinnän keino, jota ei ole vielä otettu laajasti käyttöön suurten hankkeiden viestinnässä? Sattumoisin, video on nykypäivänä kenties tehokkain viestinnän muoto ja esimerkiksi videosisältöiset sähköpostit avataan viisi kertaa todennäköisemmin kuin tekstimuotoiset. Videota käytetäänkin nykyään jo tavan mukaan markkinoinnnissa: Jopa 85% yrityksistä käyttää videota markkinoinnin työkaluna ja jopa 86% ihmisistä haluaisi nähdä enemmän videoita. Miksei samoja hyötyjä otettaisi irti muussakin viestinnässä, kuten sisäisessä viestinnässä?

Luomustudio on ollut mukana toteuttamassa organisaatioiden sisäistä videoviestintää sekä jatkuvana prosessina että suurermmissa ja pienemmissäkin muutoshankkeissa. Muutoshankkeissa videomuotoinen viestintä on nähty tarpeellisena erityisesti niiden loppuvaiheessa, kun muutokset halutaan aktivoidaan toiminnaksi. Kuitenkin, monissakin tapauksissa erilaiset kalvosulkeiset voidaan tarvittaessa muuttaa videomuotoon ja aktivoida katsoja ajattelemaan niitä uudesta näkökulmasta.

Monikanavaisuus sisäisessä viestinnässä

Video on tietysti vain yksi viestinnän keino, eikä oikea vastaus kaikkiin viestinnän tarpeisiin. Usean eri kanavan ja formaatin hyödyntäminen sekä riittävä toisto auttavat kuitenkin varmistamaan, että haluttu viesti tavoittaa kohderyhmänsä tehokkaasti. Monet sisäiseen viestintään suunnatuista videoista voi tehdä hyvin tehdä oman talon resursseillakin – lähinnä vaaditaan riittävästi aikaa, rohkeutta ja heittäytymistä tekemiseen.

Me haluamme rohkaista eteenpäin ja auttaa välttämään perinteiset videoviestinnän sudenkuopat. Olipa siis kyseessä pienen pieni pohdinta tai merkittävämpi hanke ja kaipaatte vinkkejä siihen, miten videota voisi käyttää viestinnän tukena, suosittelemme olemaan yhteydessä meihin, jotta löydetään yhdessä oikeat ja tarpeeseen sopivat työkalut vaikuttavaan videoviestintään.

Haluaisitko kuulla, millä eri tavoin videoilla voitaisiin tukea organisaationne
sisäistä viestintää? Ota yhteyttä ja mietitään yhdessä!